Mengubah Informasi Menjadi Pengetahuan

Mengumpulkan informasi, bagi setiap pelaku bisnis tentu menjadi kebutuhan yang tak bisa dihindarkan. Sadar atau tidak, mereka senantiasa mencari data dan informasi bagi kebutuhan pengelolaan usahanya. Inilah yang sering disebut pengumpulan inteligen (intelligence gathering), yakni proses membuat pengetahuan atau rahasia yang tersembunyi mcnjadi aset dalam rangka meraih tujuan organisasi.
Pengumpulan intelijen adalah pendekatan jangka panjang yang komprehensif dan berimbang yang mencakup pengembangan keahlian-keahlian baru, pengujian efektivitas dari teknik komunikasi dan sebagainya. Aktivitas tersebut dapat dipadukan ke dalam suatu strategi pengumpulan intelijen yang efektif. Para pelaku bisnis harus memiliki sikap bahwa sctiap potongan informasi, data dan pendapat yang mereka peroleh akan mempengaruhi basis pengetahuan dari bisnis mereka. Arus intelijen. apakah terbatas atau publik senantiasa bergerak, namun begitu mudah untuk mengakses dan memanfaatkannya demi kepentingan strategi perusahaan.
Salah satu masalah paling menyusahkan, dan celakanya paling umum terjadi, adalah pelaku bisnis kini masih hanya memainkan lip service untuk program pengumpulan intelijen. Yang menyedihkan adalah hal itu semestinya tidak perlu terjadi. Mengapa banyak manajer kurang memiliki keinginan untuk tumbuh dan menaikkan pangsa pasar?
Alasan lain yang menyebabkan perusahaan menjadi stagnan adalah sikap sebagian pelaku bisnis yang cenderung berorientasi teknis dan relatif tidak familiar dengan tujuan dan metode pengumpulan intelijen. Mereka sering mendefinisikan pengumpulan intelijen dalam pengertian yang sempit. Mereka berpartisipasi dalam seminar dengan setengah hati, meluangkan sedikit waktu dan dana seadanya untuk isu-isu pengumpulan intelijen dan kemudian menyimpulkan bahwa upaya pengumpulan intelijen mereka tidak mampu menaikkan reputasi perusahaan atau basis konsumen mereka.
Hampir semua perusahaan tidak memiliki informasi yang memadai tentang pelanggan, dan semakin besar perusahaan semakin buruk masalah ini. Survei pelanggan menawarkan cara yang sempurna untuk mengatasi kekurangan informasi mengenai pelanggan. Survei bersifat mendalam, komprehensif dan bisa memiliki fokus sesempit yang Anda inginkan. Survei juga bersifat umum atau sepenuhnya disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan Anda. Survei-survei tertutup merangsang komentar jujur dari pelanggan yang cenderung menyimpan ucapan-ucapan tidak menyenangkan di depan staf dan vendor mereka.
Masalahnya, mengelola informasi tersebut agar menjadi pengetahuan yang bermanfaat bagi pengembangan korporasi, bagi seorang CEO ternyata bukan langkah yang mudah. Perusahaan yang menjalankan program pengumpulan intelijen tanpa betul-betul memahami strategi, perangkat, konsekuensi dan hasil dari tiap aktivitas pengumpulan intelijen hanya akan mencari masalah. Hampir bisa dipastikan bahwa perusahaan-perusahaan tersebut akan mendapat hasil yang menqecewakan karena mereka hanya akan bertindak berbasis pada prasangka. Bukan pada pengetahuan aktual dan pemahaman tentang alasan utama dari pemililihan tiap aktivitas pengumpulan intelijen dan pemahaman atas manfaatnya.
Dalam buku Guide to Knowledge Management disebutkan setidaknya ada 10 langkah terpisah yang mesti dilakukan.agar setiap informasi bisa benar-benar menjadi pengetahuan yang bermanfaat :
1. Cari
Setiap orang yang pernah melakukan pencarian informasi di internet tahu bahwa terdapat ratusan, bahkan ribuan sumber informasi untuk suatu tipe informasi tertentu. Langkah ini merupakan salah satu yang paling sulit dari menciptakan pengetahuan. Dari mana data Anda berasal?
2. Dapatkan
Terutama dengan metode search yang baku, adalah penting bahwa informasi didapatkan dari sumber yang orisinil dan penyusunnya harus sumber yang bisa dipercaya. Kumpulkan, dan periksa semua informasi, jangan hanya memilah-milah saja.
3. Evaluasi
Setiap bit informasi harus dievaluasi dari segi kualitas, konteks dan umur (informasi memiliki usia manfaat sependek usia manfaat susu) dan dalam hubungannya dengan informasi-informasi lain yang telah dikumpulkan. Sekali lagi pertimbangkan sumbernya.
4. Susun (Compile).
Salinlah informasi secara benar. Informasi bisa memiliki banyak corak. Ini bukan lelucon. Akurasi sangat penting. Sebagai contoh, seorang reporter sindikasi nasional menyusun informasi mengenai penyelamatan dana perwalian jaminan sosial. Dia melaporkan bahwa 2 persen kenaikan dalam withholding tax jaminan sosial sudah cukup uotuk menyelamatkan dana tersebut. Hanya,ada sedikit masalah karena kesalahan penyusunan dia kehilangan faktor sebesar 15. Dengan kata lain, withholding tax seharusnya dinaikkan 30 persen untuk menyelamatkan dana yang dimaksud. Kesalahan kecil telah merusak seluruh artikel.
5. Pahami.
Informasi tidak langung memiliki arah. Informasi memiliki arti berbeda untuk setiap orang, karena mereka memiliki perspektif tersendiri, setiap orang memiliki tujuan tersendiri, agenda tersendiri dan latar belakang yang berbeda-beda. Semua hal tersebut mempengaruhi pemahaman seseorang atas informasi.
6. Analisis.
Untuk mencapai satu tingkat lebih tinggi dari hanya memahami data, Anda harus mengevaluasi informasi dalam hubungannya dengan semua faktor lain: pengetahuan umum, standar industri, hubungan, kecenderungan untuk berubah, dan lain sebagainya.
7. Simpulkan.
Informasi harus dikonsolidasikan. Seorang tenaga penjualan mungkin mendapatkan ratusan halaman informasi dan mesti menguranginya menjadi satu halaman kesimpulan. Apa kesimpulan yang tepat?
8. Sebarkan / distribusikan.
Informasi harus sampai ke orang-orang yang tepat. Ini merupakan masalah besar dalam perusahaan dan barangkali merupakan langkah yang paling sulit dari 10 langkah mengubah informasi menjadi pengetahuan. Isu ini bisa memakan satu buku, sebagian besar diantaranya berpusat pada hubungan antar pribadi. Informasi, khususnya informasi terkustominasi, bisa sangat berharga dalam organisasi. Karenanya informasi semacam ini bisa dilindungi, diperdagangkan, ditahan, disembunyikan, dihias atau diolah dalam struktur tertentu.
9. Bertindaklah berbasis informasi.
Banyak buku telah ditulis mengenai pentingnya membuat keputusan dan banyak buku juga telah ditulis mengenai pemanfaatan informasi, data, dan pengetahuan dalam keputusan-keputusan tersebut. Apa yang membuat sebuah keputusan memiliki basis yang baik?
10. Gabungkan, pelihara, perbaharui.
Informasi bersifat dinamis dan hidup. Informasi harus disimpan, dikelola, dipelihara dan diperbaharui secara terus-menerus. Informasi mesti diawetkan bersama data-data dan pendapat-pendapat lain. Informasi harus disegarkan. Data-data lama harus dibuang (kecuali analisis tren). Baru kemudian informasi bisa menjadi pengetahuan. Informasi boleh menjadi usang, tapi pengetahuan harus terus menguat.

Dikutip dari http://www.portalhr.com/